On le nommera comme on voudra : planner, cahier-journal, agenda, organiseur, cahier de bord…
C’est un concentré de tout ce qu’on a besoin au quotidien pour organiser son travail.

Et quand on travaille sur plusieurs écoles (18 pour moi)
Avec des dizaines de collègues (Plus d’un centaine pour moi)
Et des centaines d’élèves (Plus de 2000 pour moi),
Ce n’est pas du luxe !

Première publication : 28 juillet 2020

Pendant plusieurs années, j’ai utilisé l’agenda Moleskine à couverture souple « Très grand format » qui m’a rendu de braves services.

Ce que j’ai adoré dans cet agenda (et que j’ai fait en sorte de retrouver dans mon planner) :

• La fermeture par élastique pour ne pas perdre les petits papiers que je finis immanquablement par glisser à l’intérieur.
• La semaine entière sur la page de gauche pour avoir une vision d’ensemble, et la page de droite entièrement vierge et lignée pour pouvoir prendre plein de notes.
• La possibilité de retourner une des pages pour prendre moins de place sur mon bureau

Mais le problème de taille : Mon manque d’organisation.

Chaque fin d’année, c’était la même chose :
Je devais éplucher laborieusement TOUT mon agenda pour retrouver toutes les infos dont j’avais besoin pour remplir mon bilan d’activité (Nombre de suivis, d’évaluations, de réunions…). Une vraie prise de tête.

Chaque début d’année, c’était la même chose :
Je me promettais que j’allais tout noter au fur et à mesure dans mes supers tableaux excel.

Chaque année, c’était la même chose :
Je m’y tenais quelques temps, puis de moins en moins, puis j’abandonnais parce que je ne savais plus trop ce que j’avais reporté ou pas et si je n’avais pas oublié des choses… je finissais par me dire que tout serait à reprendre en fin d’année alors autant abandonner.

A la rentrée 2020, j’ai décidé qu’il fallait que je trouve un outil qui m’aide à être plus rigoureuse et efficace. Un genre de Super-Agenda-Planner de Maitresse E ! En version papier, pour tout avoir sous la main, tout le temps, et pouvoir le mettre à jour en temps réel sans avoir à allumer un outil numérique.

En cette rentrée 2021, après une année d’utilisation je suis convaincue. J’ai fait quelques modifications en fonction des propositions des utilisateurs et des miennes… mais très peu.

Le Planner de Maitresseuh

Mon cahier de bord pour rester zen ! (Ou presque…) J’ai inclus dedans des illustrations issues des superbes affiches à imprimer gratuitement d’Elise Gravel

Il n’est pas exhaustif, il contient seulement ce dont j’ai besoin.
Par exemple :

• Pas de pages pour noter les coordonnées des écoles, collègues, partenaires etc. car je note tout dans mon téléphone.
• Seulement conçu pour la Zone A, la mienne !
• Adapté à la semaine de 4j

Je ne ferai pas d’autre version (j’ai déjà passé un temps fou à faire celui-ci).
Mais je vous donne les fichiers modifiables, comme ça si certains veulent le modifier ou créer de nouvelles pages, c’est possible.

Le contenu de mon cahier de bord

J’ai utilisé un Notebook Filofax A4 pour le relier (super beau, pas encombrant et feuilles repositionnables). Vous trouverez plus d’infos techniques (autres alternatives ou équivalents) dans l’article 20 planners gratuits pour TOUS les professeur des écoles

Bref, du coup, dans mon notebook Filofax j’ai 4 intercalaires, soit 4 parties.
Mais avant :

une page d’en-tête ou de couverture (ça dépend du type de reliure que vous choisirez.)

Des pages pour les infos essentielles que j’utilise très souvent :

1ère partie : « Informations secteur et écoles »

On y trouve :

• Un Plan de mon secteur : Une copie d’écran de Google Map à laquelle j’ai rajouté les temps de parcours et les routes à éviter l’hiver. Je vous ai laissé une page blanche à remplir.
• Un distancier : Bien utile pour saisir mes frais de déplacement. Là aussi je vous ai fait un tableau vide, à remplir sous Publisher ou à la main. Pour ma part j’utilise une couleur par école dans tous mes documents, ça m’aide à les repérer plus facilement.

  

• Les horaires des écoles de mon secteur : Vous pouvez les trouver, si besoin (ainsi que tout un tas d’autres infos utiles) sur l’annuaire de l’Education de Julien Delmas. J’ai tenté de faire quelque chose d’assez visuel pour m’y retrouver quand je fais mon emploi du temps. Vous pouvez vous inspirer de ma manière de faire si vous voulez.
  Les effectifs des écoles (et nombre de classes)

Partie 2 : Organisation

• Une double page emploi du temps Post-it : Système testé et approuvé cette année dans mon agenda Moleskine.

Les cases sont prévues pour des Post-it de 38 x 51 mm. (Des jaunes pour mon école de rattachement, d’autres couleurs pour mes autres écoles). Les Post-it me permettent de déplacer des séances facilement si besoin.

Si j’ai un groupe « en pause » (que je compte reprendre plus tard), je le colle dans la colonne de gauche.
Si un groupe est « en attente » car plus de place pour l’instant, je le colle dans la colonne de droite pour ne pas l’oublier.

• Une double page « récapitulatif des interventions ». Dans la première colonne, j’indiquerai le « numéro de groupe » que j’attribue dès que je commence avec un groupe (logique) ou une co intervention. Mon codage : Le premier chiffre est le numéro de la période à laquelle j’ai commencé, le second est attribué dans l’ordre. Donc pour la première période j’aurai les groupes : 11, 12, 13, 14…
  Sur la page de droite, j’écrirai la date de début dans la colonne de la période concernée et la date de fin également, puis je tirerai un trait de fluo entre les deux.

• Une double page « Demandes RASED » : Je ne me suis rendu compte seulement quand il a été imprimé que je n’aurai jamais assez de place pour tout noter sur cette double page. Heureusement que j’ai opté pour des feuilles repositionnables. Je vais tout de suite en rajouter. Je vous conseille de faire de même.

  

• Un récapitulatif des évaluations individuelles ou collectives
  Un récapitulatif des relations parents (entretiens, rendez-vous téléphoniques, équipes éducatives…)

• Une double page « récapitulatif des réunions » : Je noterai les dates dans les cases au fur et à mesure. Le décompte se fera tout seul grâce aux numéros de la première ligne.

  

Partie 3 : « Cahier journal Agenda »

J’ai décidé de l’organiser par période (de vacances à vacances) plutôt que par mois. Je me repère beaucoup mieux dans l’année scolaire ainsi.

• Pour commencer : Un grand planning annuel sur 2 doubles pages. C’est la seule chose de mon planner que je ne suis pas sûre d’utiliser… on verra !

• Une page d’en-tête pour chaque période, toujours avec les illustrations d’Elise Gravel, sur lesquelles j’ai collé des onglets plastifiés Post-it (dimensions : 15,8 x 38 mm), marqués du numéro de période au feutre Sharpie.

  

• Une double page pour organiser la période : les priorités (généralement données par l’IEN en réunion du pôle ressource, sinon on se débrouille ! J’ajoute aussi les priorités particulières liées à mon secteur), les projets prévus, et de quoi noter les temps forts par semaine si besoin (évaluations nationales, semaine des maths, réunions…)

• Une double page de cahier journal par semaine. Sur la page de droite, un indicateur pour se situer dans la période. En bas à droite, des cases à cocher quand j’aurai reporté les infos de cette page dans les tableaux récapitulatifs de la partie organisation et quand j’aurai saisi mes frais de déplacement. J’espère que ça évitera le problème que j’ai habituellement : ne plus savoir ce que j’ai fait ou pas et où je dois reprendre.
  J’ai prévu 3 séances par demi-journée avec un emplacement spécifique pour :
  – L’horaire (qui diffère d’une école à l’autre),
  – Le code de la séance (Composé du numéro de groupe puis du numéro de séance. Par exemple pour la deuxième séance du groupe 31 : 31-2)
  – L’intitulé du groupe (Pré-surligné dans la couleur de la période)
  – Les grandes lignes de la séance (Les détails se trouvent dans mon cahier de suivi des groupes dont je vous parlerai dans un prochain article. Pour être tenu informé de sa publication, abonnez vous à la newsletter)
  – Le lieu (Pour faciliter la saisie de mes frais de déplacement)

   

  
  

  Je prévois de noter les réunions sur des post-it 20 x 38 mm. Avec un code couleur certainement. Il arrive souvent que des réunions soient reportées, annulées, déplacées… ce sera plus pratique sur des Post-it. Et ça me permettra d’en laisser en attente quand la date n’est pas encore calée. Je verrai à l’usage si 4 couleurs me suffisent, sinon je passerai peut-être aux 12,7 x 44,4 mm avec leurs 10 couleurs par paquet.

  

• Une page pour noter quelques infos pendant les vacances. Je n’ai pas besoin de plus. Et un peu de place pour noter ce que j’envisage pour la prochaine période.
  

   

  Pour les curieux : j’ai dessiné les cadres et les bannières moi-même avec mon Ipad et mon Apple Pencil.

• Une page pour noter je-ne-sais-quoi… et on passe à la période suivante !
  
  J’utiliserai certainement aussi mes précieux Post-it To do list

   

  

  Partie 4 : Annexes

• Une page pour gérer le budget du RASED

  

• Et enfin, de quoi noter ce qu’il faudra que je pense à commander et le matériel prêté aux collègues, parents, élèves… (Ce qui m’arrive très souvent)

  

Pour le télécharger gratuitement

Quelques petites informations techniques :

• Les fichiers modifiables sont au format .pub (Publisher, de la suite Microsoft Office. Si vous ne l’avez pas, on peut apparemment ouvrir ces fichiers avec Scribus ou Libre office qui sont gratuits.)
• Pour que la mise en page des fichiers modifiables soit respectée, vous devez avoir installé les polices que j’ai utilisées. Ce sont les suivantes : Orange Juice, Ink Free, Modern Love et Modern Love Grunge (Je n’ai pas trouvé de lien gratuit… je ne sais plus où je l’avais trouvée), Yellosun, KG A Little Swag, Letters for Learners, HelloDoodles
• Dans tous les documents, j’ai enlevé mes données perso pour que vous puissiez mettre les vôtres.

Liens de téléchargement :

La page d’en-tête
version modifiable (Publisher) ou non modifiable (PDF)

La Partie 1 : Secteur et écoles
Pour les secteur de 1 à 8 écoles version modifiable (Publisher) ou non modifiable (PDF)

Pour les secteur de plus de 8 écoles version modifiable (Publisher) ou non modifiable (PDF)

La Partie 2 : Organisation
version modifiable (Publisher) ou non modifiable (PDF)

La Partie 3 : Le Cahier-Journal / Agenda Zone A
(Les documents sont compressés en ZIP car trop volumineux)
version modifiable (Publisher) ou non modifiable (PDF)

La Partie 4 : Annexes
version modifiable (Publisher) ou non modifiable (PDF)

Ouf ! Voilà ! Je suis ouverte aux critiques, idées, propositions… pour améliorer tout ça. (Et puis on n’est pas à l’abris d’une coquille ici ou là).

Il ne vous reste plus qu’à l’imprimer et le relier. Pour avoir toutes les astuces pour que ça se passe bien (Épaisseur du papier, choix de la reliure, perforatrice ou pas etc.), vous pouvez aller lire la première partie de l’article suivant :

20 planners gratuits pour TOUS les professeur des écoles

En bonus, voici 2 outils qui m’ont été envoyés par 2 collègues au moment où je cherchais à élaborer le miens. Elles m’ont fait gagner un temps fou en me confiant le leur. Elles sont tellement géniales qu’elles m’ont même autorisé à les publier ici pour les partager avec vous.

Le Cahier-Journal de Thérèse AUZOU-CAILLEMET

Illustrations du Dr. Seuss

C’est celui de Thérèse AUZOU CAILLEMET, présidente de la FNAME (Fédération nationale des Associations de Maîtres E), avec qui j’ai eu le plaisir de travailler ces 2 dernières années. Elle est au top ! Voici son petit descriptif de l’outil en question :

L’été dernier, lasse des galères de 20 ans de bilans successifs, j’ai tenté de « créer » un cahier journal spécial Maître E qui permet de répertorier au fur et à mesure les élèves évalués, les rdv de parents, les RÉE, les TSLA etc… et l’emploi du temps. Après un an d’utilisation, quelques petits réajustements à faire et je ré-adopte pour l’an prochain. Je veux bien partager pour vous inspirer et l’améliorer ensemble. On est tellement plus forts à plusieurs cerveaux !

Dans son planner, on trouve donc :

• Un calendrier annuel
• Une liste de contacts
• Une liste de codes à retenir
• Des récapitulatifs pour les réunions, équipes éducatives, équipes de suivi, rendez-vous parents…
• Des compte-rendus de réunions
• Des récapitulatifs des demandes TSLA (Troubles spécifiques du langage et des apprentissages), des élèves évalués, des élèves accompagnés en aide spécialisée
• Un recueil du nombre de demandes par écoles
• Une collection d’emplois du temps pour toute l’année.

Vous pouvez le télécharger en cliquant sur les liens ci-dessous :

Le cahier journal 2020 2021 version modifiable (PowerPoint) OU non modifiable (PDF)

Les 6 emplois du temps qui vont avec, version modifiable (PowerPoint) OU non modifiable (PDF)

Le carnet de bord de Cécile WRONA

Un cahier de bord très complet dans lequel vous trouverez :

• Fiches d’infos administratives et coordonnées (écoles, collègues, partenaires…),
• To do list,
• Récapitulatifs pour vos commandes,
• Différentes formes de calendriers (annuels, mensuels…),
• Emplois du temps,
• Pages de notes,
• Récapitulatifs des dates de réunions (Conseils, équipes éducatives, animations pédagogiques…),
• Listes des groupes et élèves suivis,
• Agenda,
• Fiches élèves,
• Modèles de projets (Groupe, co-intervention…)

Vous pouvez le télécharger en cliquant sur les liens ci-dessous :

Le carnet de bord non modifiable (PDF) OU version modifiable (Publisher)

Les annexes, non modifiables (PDF) : agenda, fiche élève, projet de groupe, projet de co-intervention OU version modifiable (Publisher)

Comment relier son planner ?

Comme je le disais plus haut, j’ai adopté un Notebook Filofax A4. Assez grand pour tout noter, mais assez compact et léger pour l’emmener partout avec moi. Et les feuilles sont repositionnables.

Pour plus d’infos à ce sujet, tu peux aller voir dans cet article :

20 planners gratuits pour TOUS les professeur des écoles

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